Zeitmanagement mit Ma

Von Leonne Boogaarts

Vor einigen Jahren hatte ich mir vorgenommen, meine Zeit besser zu managen. Ich las über ein System namens „Getting Things Done“ von David Allen. Ich kaufte das Buch und belegte sogar einen Kurs dazu, um sicherzugehen, dass es auch wirklich klappt. In der Folge erstellte ich Listen:

Einmal in der Woche hielt ich ein Meeting mit mir selbst ab – die wöchentliche Rückschau. Ich evaluierte mein Tun der vergangenen Woche und arbeitete meine Listen auf. Die Dinge, die wirklich erledigt werden mussten, landeten bei den „nächsten Schritten“. Manchmal schaffte es eine Idee auf die Projektliste. Und vieles landete auf der Liste „Irgendwann/Vielleicht“.

Die Illusion der Kontrolle

Obwohl ich mit viel Begeisterung an diesem System arbeitete, wuchsen mir meine Listen über den Kopf. Ich war mehr damit beschäftigt, Listen zu verwalten, als dass ich tatsächlich ins Tun kam. Da mir ständig neue Ideen durch den Kopf gingen, hatte ich immer ein Notizheft dabei, um alles bis zur nächsten Rückschau festzuhalten. Später probierte ich verschiedene Apps aus, aber das Ergebnis blieb gleich: Das System mit seinen Listen wuchs und wuchs und wurde letztendlich zur Belastung.

Vielleicht hatte ich das falsche System gewählt. Ich versuchte es noch mit anderen Methoden, wie zum Beispiel dem visuell ansprechenden Kanban-System, in dem Projekte als digitale Kärtchen verschiedene Stadien durchlaufen, bis sie dann den Status „erledigt“ bekamen. Bei mir blieben die meisten Kärtchen jedoch im Entwurfsstadium hängen.

Die Beschäftigungsfalle

Listen und vollgeplante Kalender vermitteln uns das Gefühl, dass wir sehr beschäftigt sind und alles unter Kontrolle haben. Im schlimmsten Fall ist es jedoch umgekehrt: Die Listen kontrollieren uns. Wir sitzen in der Beschäftigungsfalle fest, in der wir zwar aktiv, aber nicht wirklich sinnvoll tätig sind. Wir spüren den Stress, kommen aber nicht wirklich voran. Willkommen im berühmten Hamsterrad.

Die Systeme, die eine bessere Kontrolle über meine Zeit versprachen, erwiesen sich als Illusion und führten zu einer Menge Verwaltungsaufwand, Listenchaos und Zeitverschwendung. Da entschied ich radikal, keine Listen mehr zu führen, die nicht funktional sind. Der Zweck von Listen ist eben, dafür zu sorgen, dass man nichts vergisst – wie eine Packliste für die Reise, damit ich nicht ohne Zahnpasta im Hotel stehe. Aber für die Zeitplanung taugen sie kaum.

Intuitives Zeitmanagement

Heute führe ich einen Kalender für die wichtigsten Termine, die ich jedoch ohnehin im Kopf habe. Ideen, die mir in den Sinn kommen, lasse ich meistens einfach wieder ziehen. Wenn sie hartnäckig zurückkehren, könnte ich sie mal konkretisieren, um zu sehen, was sie bringen.

Ansonsten lasse ich die Stimmung des Tages entscheiden: Eignet sich der Moment für einen neuen Artikel oder die Erforschung eines Themas? Widme ich mich einer technischen Verbesserung der Website oder ist heute wirklich die Buchhaltung dran? Manchmal ist es auch einfach ein guter Tag für einen Spaziergang oder ein Buch.

Dem Leben Raum zum Atmen geben

Im Japanischen gibt es den Begriff Ma (間) ↗. Er bezeichnet den Zwischenraum zwischen Dingen, Klängen oder Ereignissen. Ma deutet nicht einfach auf leere Zeit hin, sondern auf bedeutungsvolle, schöpferische Pausen, in denen das Leben atmen kann.

Die vielen unverplanten Freiräume in meinem Kalender sind willkommene Ma-Zeiten, in denen die Intuition bestimmt, was geschieht. Ich nenne es meinen „Nicht-Zeitplan“. Er ist exakt auf das abgestimmt, was jetzt gerade wichtig ist – auf das Wetter, meine Energie und meine Intuition.

Vielleicht das Allerwichtigste: Es gibt genug Zeit zum Nichtstun. In diesen Ma-Zeiten bekommt das Gehirn den Raum, damit sich Geschafftes, Gedachtes und Unerledigtes neu sortieren und Verbindungen knüpfen können. Unbemerkt findet genau in diesen Zeiten die wirkliche Produktivität und Neugestaltung statt.

Mehr Ma in deinen Kalender

Nicht jeder ist in der Position, seinen Kalender weitgehend leerzuplanen, um mehr Zeit fürs produktive Nichtstun zu haben. Aber jeder kann täglich eine kurze Ma-Zeit einplanen oder sich der vielen Ma-Momente bewusst werden, die es ohnehin schon gibt. Man spürt den Effekt sofort: weniger Stress, mehr Wirksamkeit. Von diesem Punkt an wächst die Ma-Zeit von selbst. Man braucht nur einen Samen.

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